Privacy beleid sollicitanten

ACE vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer een sollicitant solliciteert, verzamelt ACE informatie (persoonsgegevens, CV motivatiebrief). Deze persoonsgegevens worden door ACE op een discrete en wettige wijze gebruikt; dit betekent dat ACE persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de van toepassing zijnde privacywetgeving. Dit privacy beleid is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop ACE de gegevens van sollicitanten verwerkt en is van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van ACE.

Dit privacy beleid wordt van tijd tot tijd aangepast om aan veranderde wetgeving te blijven voldoen. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van deze veranderingen, want aanpassingen worden niet van tevoren gemeld.

  1. Doeleinden

Persoonsgegevens die door de sollicitant aan ACE worden doorgegeven (gegevens van sollicitanten), worden uitsluitend door ACE gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. ACE verwerkt de gegevens van sollicitanten alleen voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van ACE zijn:

  • het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de huidige vacatures bij ACE;
  • de communicatie van de wervings- en selectieprocedures van ACE;
  • contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen;
  • het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
  • ACE kan de gegevens van sollicitanten gebruiken voor het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.

Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.

  1. Gegevens van sollicitanten

ACE verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist én optioneel) rechtstreeks of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via www.ace-pharm.nl/organisatie/vacatures. ACE verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en /of e-mail. Enkele voorbeelden van gegevens van sollicitanten zijn: contactgegevens van de sollicitant (naam, geslacht, adres, taal, etc.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, etc.) arbeidsverleden (vroegere werkgevers, referenties, etc.).

ACE verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die uw ras of etnische achtergrond, politieke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid onthullen. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant wordt verzameld, vraagt ACE hiervoor uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan ACE verstrekt, geeft de sollicitant toestemming aan ACE om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden. De gegevens van sollicitanten die door ACE worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.

  1. Openbaar maken van gegevens van sollicitanten

ACE kan bepaalde gegevens van sollicitanten onthullen aan derde partijen die diensten aan ACE leveren. Bijvoorbeeld een assessment bureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten moeten worden gebruikt en/of gecreëerd voor de uitvoering van het werving- en selectieproces.

ACE verkoopt en verhandelt géén gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. ACE kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld de bevoegde opsporingsautoriteiten.

  1. Het bewaren van gegevens van sollicitanten

ACE bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwijdert ACE de gegevens van sollicitanten en alle identificeerde kenmerken uit haar database, uiterlijk 4 weken na het beëindigen danwel afronden van de sollicitatieprocedure. ACE informeert de sollicitanten hierover per mail.

Indien van deze termijn wordt afgeweken, bijvoorbeeld indien de sollicitant een klacht heeft ingediend over de sollicitatieprocedure, dan wordt de sollicitant hierover geïnformeerd.

  1. Beveiliging

ACE maakt gebruik van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. ACE heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. ACE tracht zoveel als financieel en technisch mogelijk haar beveiligingsprocedures uit te breiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van ACE die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van ACE. ACE personeelsleden zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de website van ACE bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. ACE zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. ACE waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens ACE gegevens van sollicitanten verwerken, adequate maatregelen treffen conform de wettelijke eisen.

  1. Contact

Deze contactinformatie kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij ACE of andere vragen die niet over privacy gaan worden niet beantwoord.

Stuur uw vragen en opmerkingen over dit privacy beleid of over de manier waarop ACE gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt naar privacy@ace-pharm.nl